Wenn’s eng wird: 6 Tipps für besseres Zeitmanagement

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So hilft das Pareto Prinzip, „Last-Minute-Ziele“ Ziele erreichen

Wie betreibt man erfolgreiches Zeitmanagement? Wie schafft man es, trotz großer Anspannung und unter großem Zeitdruck seine Aufgaben, Projekte und To-dos erfolgreich zu Ende zu bringen?

1. Wer unter Zeitdruck steht, kann sich Perfektionismus nicht leisten

Das oberste Gebot in kritischen Momenten und heiklen Situationen ist, Ruhe zu bewahren und die Zeit, die noch zur Verfügung steht, optimal zu nutzen. Machen Sie sich klar: Dies ist nicht die Stunde für Perfektionismus. Das Motto des Momentes ist vielmehr die goldene 20/80 Regel. Das sogenannte Pareto-Prinzip besagt, dass man mit 20 % Arbeitsaufwand oftmals 80 % Arbeitsergebnis erreichen kann. Dieses 80%-Ergebnis ist oft schon ausreichend, um in die nächste Runde zu gelangen. Das ist effizientes Zeitmanagement.

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Selbstorganisation und Zeitmanagement

Zeitplantechniken allein reichen nicht aus. Arbeitsabläufe, der eigene Arbeitsstil und die persönliche Zeitplanung lassen sich mit wenig Aufwand verblüffend einfach verbessern. Setzen Sie sich mit Ihrer Selbstorganisation auseinander, optimieren Sie Ihre individuelle Arbeitsweise und erkennen Sie Ihre Prioritäten. Dadurch steigern Sie Ihre Leistung, Aufgaben werden effizient und effektiver erledigt, Ziele leichter erreicht.


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2. Wenn’s eng wird – pragmatisch vorgehen

Unter Druck schlägt die Stunde der Pragmatiker und der Selbstreflexion! Wenn Sie von sich selbst wissen, dass Sie einen Hang zum Perfektionismus haben und schon so manche Überstunde oder Nachtschicht hingelegt haben, müssen Sie es jetzt schaffen, die verbliebene Zeit optimal zu nutzen.

Der erste Schritt im Zeitmanagement sollte immer sein, kurz inne zu halten und sich einen Überblick über die Gesamtsituation zu verschaffen. Notieren Sie, am besten schriftlich, was Sie jetzt mindestens tun müssen, um die Aufgabe noch erfolgreich abschließen zu können. Nehmen Sie sich dann drei Minuten Zeit und nutzen einer dieser beiden  Möglichkeiten, um die Krise optimal zu überwinden:

3. Das Prinzip „Eieruhr“ oder: Setzen Sie sich ein Zeitlimit

Begrenzen Sie sich zeitlich und setzen Sie sich einen festen zeitlichen Rahmen, z.B. 90 min. Dann muss das Ergebnis stehen. Wenn Sie mit dem Ergebnis noch nicht zufrieden sind, gibt es eine „Nachspielzeit“ von z.B. 30 min. Wichtig bei dieser Methode ist es, die Zeitfenster mit sich selber zu vereinbaren bevor man loslegt. Auch der Puffer wird im Vorfeld festgelegt.

Sie werden überrascht sein, wie gut das Ergebnis wird – trotz, oder womöglich genau wegen des Zeitlimits. Denn wenn der Plan B/Notfallplan aktiviert wird, gibt es keinen Raum mehr für Zögern und Zaudern.

4. So üben Sie den Umgang mit engen Zeitfenstern

Eine optimal Möglichkeit, das Arbeiten unter Zeitdruck zu üben, sind Protokolle. Probieren Sie es einfach einmal aus und trauen Sie sich! Schreiben Sie in das Ergebnisprotokoll der letzten Sitzung, das Sie noch vor dem nächsten Sitzungstermin an die Kollegen verschicken wollen, nur die entscheidenden Ergebnisse in Stichworten anstelle wohl ausformulierter Sätze. Sie werden sehen: Die Kollegen werden Ihnen dankbar sein, weil sie dieses Protokoll trotz E-Mail Flut tatsächlich in nur zwei Minuten anstelle der sonst üblichen 15 Minuten lesen konnten.

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Zeitmanagement kompakt

Läuft Ihnen manchmal die Zeit davon? Hetzen Sie von einem Termin zum anderen? Finden Sie nie Zeit für das, was Sie machen wollten? Ein effektives Zeitmanagement unterstützt Sie dabei, Ihre Ziele zu definieren, die richtigen Prioritäten zu setzen und die Woche und Ihren Tag sinnvoll und realistisch zu planen. So finden Sie die Zeit und den Freiraum, das zu tun, was Sie wirklich weiterbringt.


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5. Das Prinzip „Minimalziel“ oder: Weniger ist oft mehr

Diese zweite Möglichkeit, vom Pareto-Prinzip zu profitieren und die 20-80-Regel anzusetzen, liegt in der inhaltlichen Begrenzung. In der Notfallsituation bedeutet dies: Formulieren Sie Ihr Minimalziel. Überlegen Sie genau, was Sie mindestens erledigen und vorweisen müssen. Gerade die Eingrenzung des Zieles ist als Notfallplan ein probates Mittel im Zeitmanagement, um unrealistische Vorstellungen, die oft viel Zeit kosten, auszuhebeln.

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Ich hab´s im Griff: So organisiere ich mich, meine Zeit und meinen Arbeitsplatz

Wenn Sie Ihre Selbstorganisation und Ihren Schreibtisch gut im Griff haben, vergeuden Sie keine Zeit mit Suchen, arbeiten Arbeitspakete zügig ab und können sich auf Ihre Aufgaben mit hoher Priorität konzentrieren. Dadurch erhöhen Sie Ihr Arbeitstempo und bringen Ihre Projekte und Vorhaben deutlich voran. Lernen Sie, wie Sie sich, Ihre Zeit und Ihren Arbeitsplatz effizient und effektiv organisieren. Sie erhalten wertvolle und konkret umsetzbare Impulse für Ihren erfolgreichen Arbeitsalltag.


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6. So üben Sie, Ihre Ziele aufs Wesentliche zu reduzieren

Eine Power Point Präsentation vorzubereiten, ist geradezu ein Paradebeispiel um zu lernen, sich auf ein optimales Minimum zu konzentrieren. Animation, Musik, tolle Effekte – alles ist möglich, kostet aber viel Zeit, die Sie nicht (mehr) haben. Überlegen Sie stattdessen, was mindestens auf Ihren Charts stehen muss und wie viele es wenigstens sein müssen, damit der Auftraggeber zufrieden ist. Und so kommen Sie dann auf fünf statt 15 Seiten und haben nur drei Bulletpoints auf jede Seite statt der sonst üblichen acht. Wetten, dass auch in diesem Fall Ihre Chancen gut stehen und Sie positives Feedback dafür erhalten, kurz und knapp zu informieren? Ein gutes Zeitmanagement macht´s möglich!

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Selbst- und Zeitmanagement für kreative Köpfe

„Jeder Tag hat 24 Stunden – und wenn das nicht reicht, nehme ich halt die Nacht dazu.“ Kennen Sie diese Überlegung? Tun Sie sich als kreativer Mensch, der vor Ideenreichtum und Spontaneität sprüht sowie oftmals chaotisch ist, schwer mit klassischen Zeitmanagementtechniken wie detaillierten ToDo-Listen, stringenten Planungen oder einem akkurat geführten Terminkalender? Lernen Sie in diesem Training, wie Sie sich auf kreative und zu Ihnen passende Art selbst organisieren, Ihre Termine halten und Ihre Ziele erreichen können.


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Über den Autor

Stefanie Hecker
Stefanie Hecker

Diplom-Geografin, Referentin für internationale Wirtschaftsbeziehungen, Weiterbildung zur Personalentwicklerin und Trainerin. Langjährige Erfahrung in Konzernen und im Mittelstand. Weiterbildungsstudium Konflikt, MBTI Plus Zertifikat. Schwerpunkte: Führung, Konfliktmanagement, Moderation und Zeitmanagement. Fachautorin.

Zur Themenübersicht Persönliche und soziale Kompetenzen